Deputy’s – Führen aus der zweiten Reihe

Die Rolle des Deputy

Führung aus der zweiten Reihe braucht ein klares Profil

Laut Definition ist ein Deputy bzw. ein(e) StellvertreterIn jemand der mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet ist, bei Abwesenheit des eigentlichen Funktionsinhabers dessen Funktion auf Zeit zu übernehmen.

Die Zusammenarbeit zwischen einer Führungskraft und seinem Deputy kann ohne viel bewusstes Dazutun gelingen. Dann handelt es sich um einen Glücksfall. Der Norm entspricht es jedoch, dass – wie jede Zweierbeziehung – eine besondere Beachtung und bewusstes Klären und Agieren nötig sind. Es ist wie mit einem Tandem, bei dem die Richtung wie die Aufgabenteilung geklärt sein muss, um unfallfrei zum Ziel zu gelangen.

• Obwohl in praktisch allen Organisationen Stellvertretungen benannt werden, ist die Rolle, der Aufgabenbereich und die Abgrenzung der Verantwortlichkeit zwischen Führung und Stellvertretung häufig nicht klar geregelt.
• Die Funktion Stellvertretung hat selten eine „Funktionsbeschreibung“ welche Aufgaben genau von der Leitungsfunktion auf die Stellvertretung in Anwesenheit oder auch in Abwesenheit übertragen werden.

Stellvertretungen haben unterschiedliche „Teilrollen“ im Alltag
Deputy’s sind im Idealfall die Vertrauenspersonen für die Führungskraft, sie sind KollegInnen in einem Team und sie sind MitarbeiterInnen der jeweiligen Führung. Eine Stellvertreterregelung, die sich lediglich auf die zu vertretenden Aufgaben, und nicht auf die zu vertretende Position richtet, stellt die Anforderungen an spezielle Tätigkeiten in den Vordergrund. Diese Betrachtungsweise führt dazu, dass die Aufgabe der Stellvertretung oft als „lästiges Übel“ angesehen wird, als zusätzliche Belastung und schnell mit einem negativen Ansehen verbunden ist.

Stellvertreter sind keine Lückfüller bei Abwesenheit
Ein Deputy der nur ein- zweimal im Jahr die Funktion ausüben soll ist keine wirkliche Stellvertretung, sondern wird zu einem Platzhalter reduziert.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten um die Funktion des Deputy’s  über das ganze Jahr mit Leben zu füllen:

• Leitung einer Arbeitsgruppe
• Leitung eines (kleinen) Projektteams
• Organisation einer abteilungsinternen Veranstaltung

Die Stellvertreterregelung ist eine hervorragende Möglichkeit, zukünftige Führungskräfte aufzubauen. Mit der Übertragung der Funktion des Stellvertreters und der damit verbundenen (zeitweiligen) Übertragung eines Teils der Führungsarbeit bekommt ein(e) StellvertreterIn die Gelegenheit, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

Deputy’s brauchen das Vertrauen ihrer Führungskraft
Zeigen Sie als Führungskraft deutlich Ihr Vertrauen in Ihren Stellvertreter. Haben Sie Ihre Wahl aufgrund seiner Befähigungen getroffen, wird er bereits nach kurzer Zeit Ihre Erwartungen erfüllen und Ihre Entscheidung rechtfertigen.
Die Auswahl des Stellvertreters sollte ausschließlich auf dessen Leistungen und Fähigkeiten basieren.
Stellvertretung erfordert zumindest folgende Kompetenzen:

• Loyalität zum Betrieb
• Engagement für die Aufgaben
• Ausgeglichenheit
• Selbstvertrauen &
• Kommunikationsfähigkeiten

Wenn Sie sich für Ihren Stellvertreter entschieden haben, geben Sie diese Information im Unternehmen offiziell bekannt. Eine kurze Information in der Abwesenheitsnotiz ist nicht ausreichend.

Es gehört auch zu den Aufgaben einer Führungskraft, Ihre Vertretung allen relevanten Ansprechpartnern vorzustellen und sie im Vorfeld bereits in Arbeitsgruppen, Gremien etc. zu involvieren. Nur so kann die Stellvertretung in Abwesenheit der Führung erfolgreich und in Ihrem Sinne agieren.

Mit diesen Voraussetzungen schaffen Sie eine gute Basis für das Gelingen.

In den firmeninternen Trainings von Breitenbaumer Coaching & Training in Salzburg werden diese und weitere Fragen beantwortet.