Leitfaden für positive Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche verlaufen oft nicht wie gewünscht. Wenn sie überhaupt stattfinden. Eine verpasste Chance, denn sie sind ein wesentliches Führungsinstrument. Hier ein paar Tipps damit die Gespräche gelingen und der Aufwand sich – für beide Seiten – lohnt.

Ein „Verstörer“ im positiven Sinne
Die Führungskraft als ein „Verstörer“ im positiven Sinn, der festgefahrene Ansichten ins Wanken bringt und so neue Ideen und Erkenntnisse reifen lässt. Nicht die Führungskraft beantwortet die Fragen und löst die Probleme seiner Mitarbeiter, das können diese meist viel besser – weil sie die Experten in ihrem eigenen Aufgabenbereich sind.

Die Grundhaltung für gelingende Mitarbeitergespräche
Die Führungskraft sollte davon ausgehen, dass die eigentliche kreative Leistung der Mitarbeiter erbringt, die Führungskraft dazu das geeignete Umfeld schafft, die geeigneten „positiven Irritationen“ anbietet und Lösungsorientierung herstellt. Nach dem Motto: „Der Kunde ist kundig“ sollen also in erster Linie die eigenen Ideen und Lösungsansätze der Mitarbeiter ins Spiel gebracht werden. Vorgesetzte helfen also im besten Fall bei der Selbstklärung und hinterfragen ob die oder jene Möglichkeit besser geeignet ist, eine Verbesserung oder Lösung zu erreichen.

Grundregeln für ein gutes Mitarbeitergespräch

Kommunikationswerkzeuge für gute Gespräche
Feedbackregeln, aktives Zuhören und Fragen sind hilfreiche Elemente der professionellen Gesprächsführung und bei Mitarbeitergesprächen essenziell.

Feedbackregeln
Feedback ermöglicht, „blinde Flecken“ bei sich selbst zu erkennen und konstruktive Veränderungen vorzunehmen. Das gilt für Mitarbeiter und Führungskräfte. Es sollte grundsätzlich im Gespräch erfolgen, nicht schriftlich. Und da das meist mit Emotionen verbunden ist, ist Achtsamkeit gefragt.

Die Grundregeln
Vorbereitung ist das A und O für ein positives Mitarbeitergespräch. Wer sich das Inhaltliche bereits überlegt hat, kann umso mehr auf die Form achten. Denn: Feedback sollte nicht (ab-)wertend und generalisierend, sondern beobachtend und konkret sein.
Das heißt: Ich-Botschaften, Beobachtungen und Wünsche formulieren statt Vorwürfe und Angriffe: „Ich bin irritiert/ enttäuscht/verärgert, weil ich wahrnehme, dass …“ „Mir ist wichtig/ich wünsche mir, dass Sie zukünftig/beim nächsten Mal …“

Aktives Zuhören

Im Alltag kommen zwischenmenschliche Aspekte oftmals zu kurz. Umso wichtiger ist es, sich im Mitarbeitergespräch bewusst auf das Gegenüber einzulassen. „Aktives Zuhören“ stärkt das gegenseitige Vertrauen und hilft während des Gesprächs auftretende Unklarheiten direkt auszuräumen. Tendenziell fällt extrovertierteren Personen die Zuhörerrolle schwerer.

Tipps, die helfen können, dem Gegenüber beim Zuhören volle Aufmerksamkeit zu widmen: Paraphrasieren. Aussagen der anderen Person mit eigenen Worten wiederholen. Verbalisieren. Gefühle des Gegenübers spiegeln: „Sie hat das geärgert, weil …“ Nachfragen. „Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Herr XY nicht?“ Klären. „Sie haben gesagt ‚sofort‘: War das am gleichen Tag?“

Fragende Gesprächsführung

Mit ehrlichem Interesse formulierte Fragen zeugen nicht nur von Wertschätzung, sie können vor allem auch die Lösungsfindung beschleunigen. Bevorzugt sind offene „W“-Fragen mit Lösungsorientierung Fokus auf „Wie und was?“ statt „Warum?“. Ein Beispiel: „Wie können wir die Arbeitsprozesse neu organisieren, damit Sie … ?“, „Was brauchen Sie, damit Sie … ?“, „Was müsste verändert werden, damit … eintreffen kann?“

Körpersprache wahrnehmen

Ob jemand sagt, was er meint, zeigt sich oft auf nonverbaler Ebene. Achten Sie auf die Signale: Sind Aussage und Körperhaltung kongruent, wird Blickkontakt gehalten, zeugen Arme und Beine von offener oder geschlossener Haltung? Wichtig ist, nicht voreilig zu interpretieren, sondern bei Auffälligkeiten nachzufragen, anzusprechen und zu thematisieren. Und nicht vergessen: Auch auf die eigenen Signale achten.

Mit diesem Leitfaden sind Sie für ein Mitarbeitergespräch gut vorbereitet, können das gegenseitige Vertrauen stärken, etwaige Konflikte lösen und Ziele besser gemeinsam definieren.

Harald Breitenbaumer unterstützt Sie gerne in Ihrer Vorbereitung auf das Gespräch.

Breitenbaumer Coaching & Training
Harald Breitenbaumer, MA
Alpenstraße 95 – 97
5020 Salzburg